На данный момент времени многие сферы жизнедеятельности людей имеют свой конкретный документооборот, который включет не только лишь документы. Каждая сфера регулируется, в основном, сводом правил, уставов, законов или нормативов, которые дают право на некий вид деятельности в определенных рамках. Не исключение и гостиничное дело. Каждый год число туристов, отдыхающих, командировочных постоянно увеличивается. Конечно, все эти люди нуждаются в проживании, пусть и временном, приехав в другойгород или страну. Клиентам гостиниц и отелей (мини-отелей) помимо самого проживания предлагается различный спектр допуслуг. Конечно, они не бесплатные. Для детальной и точной расшифровки периода проживания и других нюансов гостиница применяет установленный набор документов, который называется отчетные документы гостиницы за проживание. Часто жильцы называют эти документы гостиничными чеками, чеками на гостиницу и т.д. Сути это не меняет. Главная задача этих документов – всеобъемлюще отразить на бумаге все параметры проживания человека, включая сроки, стоимость и многое другое. Для обычного туриста формат отчетных документов не особо важен, так как после завершения отдыха они ему просто не нужны. Но существует другая категория граждан, для которых проживание в гостинице это не развлечение, а временная необходимость. На этой категории жильцов и документов остановимся поподробнее.

Отчетные документы  для командировочных выдают в гостиницах и отелях по требованию жильца. Чем они отличаются от обычных гостиничных чеков? А это все зависит от требований конкретной организации по составу документов. В стандартном формате обычный набор идентичен набору для командированного. Но так бывает редко. Дело в том, что каждое предприятие, организация или фирма имеет свои отличительные правила по приему командировочных документов, поэтому помимо основного набора иногда требуются еще некоторые документы.

Вне зависимости от набора отчетной документации, в первую очередь они должны быть максимально информативны, то есть иметь название и все сопутствующие реквизиты организации, оказавшей гостиничные услуги; вес сведения о самом посетителе ( обычно просто фамилия и инициалы, иногда – прописка, регистрационные данные паспорта); сведения о продолжительности нахождения клиента в гостинице, информация о номере и включенных услуг. Зачастую этих данных хватает для регистрации командировки, хотя бухгалтер вправе требовать отображение всей перечисленной информации в угодном ему виде.

Гостиницы с большим количеством номеров и постоянной сменой постояльцев из разных регионов станы и зарубежья за время своего функционирования наработали значительный опыт к требованиям жильцов в вопросах отчетных документов на гостиницу. Администратор быстро найдет необходимую форму или бланк гостиничного счета и внесет туда необходимые данные. Но не всегда есть возможность заселиться в большой отель в силу финансовых возможностей, либо территориального расположения отеля. В небольших отелях в разных точках страны иногда вообще могут не знать о требуемых формах.